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教职工因公临时出国(境)申办流程

发布时间:2020-12-01 11:51:40  浏览次数: 

由于部分国家(地区)签证时间较长,请在出访日期前至少2-3个月启动申办流程。

申办流程说明:

一、在申办前务必仔细阅读《西南大学因公临时出国(境)管理办法(修订)》(点击查看)

二、按流程图中箭头指示方向办理

1.出访计划

2.出访前公示

3.线上申报系统校内审批流程线上申报系统填写指南(点击下载)

4.取出(新办)因公证照

5.办理签证(出境证明)

6.出访行前教育

7.完善出访后手续 

  有任何疑问,请联系我们:

  西南大学国际合作与交流处/港澳台办公室 因公出访管理科

  万子君、朱春玲

  电话:68253244 邮箱:gjcygcj@swu.edu.cn

  意见反馈:feedback@swu.edu.cn

  地址:西南大学北区紫藤苑门口出国(境)交流服务中心(北区幼儿园旁)

 1.出访计划 

 每年十月左右,提前申报第二年出访计划。

 依据年度出访计划,提前4-6个月,启动出访工作程序,联系拟出访单位,落实具体出访时间。

 出访前3-4个月,请外方单位依据出访团组团长的级别身份,出具相应的邀请函。


 2.出访前公示 

学术出访在学科所在单位进行公示,形式不限,具体请咨询各院外事秘书。

行政出访在国际处/港澳台办网站进行公示,请将《行前公示表》填完整后发送至gjcygcj@swu.edu.cn。 

相关表格下载:

 行前公示表.doc

 3.线上申报系统校内审批流程、线上申报系统填写指南 



   4.取出(新办)因公证照 

新办因公护照时,请提前预约录取指纹,并准备好因公证照照片。因公证照有效期不足六个月时,需重新办理。校内审批结束前,请及时提交《事项表》和《因公护照/通行证申请卡》至国际处/港澳台办,以免耽误因公证件办理。正常情况下,市外办受理因公证件提取或新办,需要2-3个工作日。

办理护照材料清单:

1.《申请因公护照事项表》     

2.《因公护照/通行证申请卡》  

3.任务批件(国际处/港澳台办备)

备注:如需继续办理签证,护照办理完成后将自动流转至签证窗口等待,请递交完护照材料后,尽快着手准备签证材料。请将上述材料准备齐全后交至国际处/港澳台办,各项具体要求如下。

1.录指纹

新办护照均需提前至重庆市外办预留指纹信息

录取时间:请提致电国际处预约,我们需登录市外办系统确定。可预约前往录取指纹时间仅限周一至周四8:30-11:30,14:30-17:00;周五8:30-11:30。

地点:重庆市政府外事办公室 办事大厅1号护照窗口(门口取号)

所需材料:身份证原件,户口个人信息页(复印件、照片均可)

其他:本人前往,指纹录取回执单自行保存。2015年以后在市外办录过指纹的可不用录。 

2.照片

取旧护照:1张6个月以内2寸白底照片

新办护照:前往具有拍摄因公护照照片资质的相馆拍摄(如相辉、艺苑、红光等),冲洗带条形码的因公护照照片(一版标准5张)。办理护照时需提供条形码一份,照片一张,其余照片可留作部分国家签证用。 

3.《因公护照/通行证申请卡》

填写表格中基本信息单面打印,出生地与户口本信息一致。贴上2寸白底照片一张及身份证复印件正面页;新办护照需要贴上条形码。 表格下载

4.《申请因公护照事项表》

填写表格中第3-5项内容,其余不填,单面打印。 表格下载

办港澳通行证及签注材料清单:

1.《申请因公往来港澳通行证及签注事项表》一份,填写第3、4、5项;表格下载

2.《因公护照/通行证申请卡》一份,贴上2寸白底照片一张及身份证复印件正面页;表格下载

3.任务批件一份(国际处/港澳台办备);

4.身份证复印件一份,正反面在一张A4纸上;

5.另外准备白底两寸照片一张,跟《因公护照/通行证申请卡》上照片一致;

6.邀请函及日程一份。 

备注:请将上述材料准备齐全后交至国际处/港澳台办 

相关表格下载:

 申请因公护照事项表.doc

 申请因公往来港澳通行证及签注事项表.doc

 因公护照/通行证申请卡.doc

   5.办理签证(出境证明)

因公签证必须通过市外办办理,严禁私自对接使领馆。有些国家因公签证须通过外交部统一办理(统办),请预留足够签证时间。签证办理时间根据不同国家办理签证时长而定。有些使馆规定有预约面谈或录取指纹信息,应尽可能提早办理。

办理签证(出境证明)所需纸质版材料,请先提交至国际处预审。预审通过后,由我处递送至市外办统一办理签证,所有递签团组需提前预收签证费及代办费(多退少补)。签证费为市外办预收,出签后与领馆结算,才开具正式发票。代办费为市外办统一收取,我校向市外办递交签证时,市外办开具代办费发票(送签至重庆100元/人,成都300元/人,北京500元/人)。所有票据待团组出访完成后国际处领取。

办理出境证明

持公务普通护照前往免签国家,仅需办理出境证明。

若护照上已有出访国的有效电子签证,仍需办理出境证明。(发放电子签证的国家如澳大利亚、新西兰等)

所需材料:

1.《重庆市外办申请出国签证出境证明事项表》1份,填写第3、4、6及第2页表格项,双面打印。表格下载

2.《任务批件》,审批完后由国际处提供。

3.外方邀请函及日程原件。

免签国家:安提瓜和巴布达、阿塞拜疆、巴哈马、孟加拉国、亚美尼亚、巴巴多斯、玻利维亚、波黑、布隆迪、白俄罗斯、斯里兰卡、刚果(布)、古巴、贝宁、多米尼克、厄瓜多尔、埃塞俄比亚、厄立特里亚、吉布提、加蓬、格鲁吉亚、格林纳达、几内亚、圭亚那、科特迪瓦、朝鲜、科威特、老挝、马来西亚、马里、毛里求斯、蒙古、摩尔多瓦、摩洛哥、尼日利亚、巴基斯坦、巴拿马、东帝汶、卡塔尔、塞内加尔、塞尔维亚、塞舌尔、新加坡、越南、塔吉克斯坦、多哥、汤加、阿联酋、土耳其、土库曼斯坦、马其顿、委内瑞拉、博茨瓦纳、冈比亚、尼日尔、巴布亚新几内亚、南苏丹、乌拉圭、布基纳法索、阿根廷

办理签证:

统办:指由外交部领事司统一办理某国签证。我校签证申请材料需先递交至重庆市外办,再由市外办递交至外交部。统办签证时间一般较长,需预留往返邮寄时间。

自办:除免签和统办外的其余国家,我校签证申请材料先递交至重庆市外办,再由市外办递交至各国使领馆办理签证。

所需材料:

1.《重庆市外办申请出国签证出境证明事项表》1份,填写第3、4、6及第2页表格项,双面打印。

2.《任务批件》,审批完后由国际处提供。

3.外方邀请函及日程原件。

4.某些国家对签证有特殊要求,请按出访国签证材料清单中准备

统办签证国家:阿尔及利亚、巴西、加拿大、哥斯达黎加、多米尼加、芬兰、印度、印度尼西亚、爱尔兰、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、马耳他、墨西哥、新西兰、秘鲁、罗马尼亚、俄罗斯、南非、乌兹别克斯坦

相关表格下载:

 重庆市外办申请出国签证出境证明事项表.doc

   6.出访行前教育 

因公证照及签证(出境证明)办妥后,请团组成员本人前往因公出访办公室领取出访证件并签署《承诺书》,接受行前教育,领取行前教育手册。

 特别提醒 

出访期间,不随意更改出访路线,不经批件外第三国转机,不超批件天数,归国后及时归还因公证件,完善出访后手续。

出访期间,严守政治纪律、保密纪律、出访纪律、八项规定及廉政纪律等,认真完成出访任务,服从团组应急管理。

确因不可抗拒的特殊原因需要对行程或出访时限等进行微调的,请提前申报。团长需即刻报告国际处(港澳台办),并以书面形式充分陈述理由,同时电邮至gjcygcj@swu.edu.cn。国际处(港澳台办)第一时间据实书面上报市外办。遇突发事件需更改行程的出访团组,如未提前申报批准,按违规团组处理。

 

   7.完善出访后手续   

证件归还:入境3日内,团长负责统一将出访证件交回国际处(港澳台办)。证件归还前,请保留因公证照个人信息页和出入境记录页复印件,

出访后公示及总结:

学术出访:教学科研人员学术出访应在出访任务完成后3个工作日内,由团长向所在单位申请进行出访后公示(5个工作日)。学术出访后公示内容包括:出访总结及《重庆市因公临时出国(境)情况报告表》。团长(或团长指定的团员)负责在10个工作日内提交出访总结和《重庆市因公临时出国(境)情况报告表》,纸质版交国际处(港澳台办),电子版发至:gjcygcj@swu.edu.cn

行政出访:行政出访团组在出访任务完成入境后3个工作日内,由团长向国际处(港澳台办)申请进行出访后公示5个工作日,公示内容包括:出访总结和《重庆市因公临时出国(境)情况报告表》。团长(或团长指定的团员)负责在5个工作日内提交出访总结和《重庆市因公临时出国(境)情况报告表》,纸质版交国际合作与交流处,电子版发至gjcygcj@swu.edu.cn 

领取报账材料

结算所有费用;

领取任务批件及任务完结清单各一份;

领取办理签证产生的所有票据。 

相关表格下载:

 重庆市因公临时出国(境)情况报告表.doc





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