各单位：
按照教育部《关于做好2020年国际会议预报和管理工作的通知》（教外司际〔2019〕2604号）要求，学校举办国际会议须履行预报和报批手续。为做好2020年国际会议的预报和报批工作，现将进一步规范和完善预报工作有关事宜通知如下：
一、加强国际会议申报和管理
各单位要高度重视国际会议的申报工作，要纳入本单位重要事项做整体谋划。举办会议要结合学校的特色、优势学科发展需要，有利于学校一流对外开放格局的形成，有利于促进学科建设和人才培养。要按照谁申报、谁负责，谁主办、谁主责的原则，切实加强国际会议的全程管理。
二、坚持会议预报制度
会议预报制度旨在限制重复举办相同的会议，防止出现先对外承诺后申报的现象。各单位应预报拟在2020年举办的国际会议及拟对外承诺或申办的国际会议。预报中的“2020年国际会议”既包括拟在2020年年内举办的国际会议，也包括拟在2020年后举办，但须在2020年对外承诺的国际会议。
各单位通知并组织教师或相关工作人员登录国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn/）（首次使用须注册，请按国际会议报批平台使用帮助进行注册），按照“会议预报申报”的要求，填写“2020年会议预报”，完成相关资料的填写及材料上传。请各单位于2019年10月25日前完成预报工作。国际合作与交流处将会同相关职能部门汇总、审核国际会议预报后于2019年11月1日报送教育部。
如有需要，各单位可联系国际合作与交流处在2020年4月前补预报拟在2020年7-12月举办的一般性国际会议。
三、提高国际会议实效
举办国际会议要目的明确、主题鲜明，不得举办内容重复、空泛的国际会议。要严格控制会期、会议规模和会议规格。中外参会代表的比例应适当，不得利用举办国际会议之名行创收营利之实。经批准举办的会议，不得随意更改会议规模、举办时间、邀请人员名单等关键要素。要切实做好会议成果的收集整理工作，按时间要求通过国际会议报批平台报送会议总结和相关材料。
四、严格会议报批程序
国际会议预报不等于报批，预报和报批是两个不同的程序。学校举办国际会议坚持无预报不报批、无批复不举办原则。杜绝未按规定时间预报和报批；未经批准擅自提前对外承诺；把预报当作审批，或视审批为“备案”“走过场”等错误做法。
纳入教育部备案的一般性国际会议，举办单位应在会议举办前4个月，履行校内相关报批程序，在会议举办至少3个月前（不可逾期3个月。即使逾期一天，国际会议报批平台将不能进行正常会议申报），通过国际会议报批平台填写申报材料，并向国际合作与交流处提交会议申报纸质材料，由国际合作与交流处以学校名义正式行文报教育部审批。
五、加强重大国际会议管理
重大国际会议的预报，每年一次，逾期不再补报。已作为一般性会议批准的国际会议，不得随意升格，不得随意邀请党和国家领导人、外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑或重要阁僚出席会议。
纳入教育部备案的重大国际会议，举办单位应在会议举办前6个月，严格按照教育部关于重大国际会议审批管理规定进行报批。
国际会议报批平台有重大国际会议的定义。
六、联系方式
国际合作与交流处专家科，联系人：费元兵，电话：68367281，邮箱：experts@swu.edu.cn。
附件：国际会议报批平台使用帮助
国际合作与交流处
2019年9月19日
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