各单位：
按照教育部《关于做好2019年国际会议预报和管理工作的通知》（教外司际[2018]2260号）要求，学校举办国际会议须履行预报和报批手续。为做好2019年国际会议预报工作，现就进一步规范和完善预报工作有关事宜通知如下：
一、坚持会议预报制度
各单位应预报拟在2019年举办的国际会议及拟对外承诺或申办的国际会议。会议预报制度旨在限制重复举办相同的会议，防止出现先对外承诺后申报的现象。预报中的“2019年国际会议”既包括拟在2019年年内举办的国际会议，也包括拟在2019年后举办，但须在2019年对外承诺的国际会议。
各单位通知教师或相关工作人员登录国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn/）（首次使用须注册，请按国际会议报批平台使用帮助进行注册），按照“会议预报申报”的要求，填写“2019年会议预报”。须按照国际会议报批平台的具体要求，完成相关资料的填写及材料上传。请各单位于2018年10月29日前完成预报工作。国际合作与交流处将会同相关职能部门汇总、审核国际会议预报后于2018年11月1日报送教育部。
如有需要，各单位可联系国际合作与交流处在2019年4月前补预报拟在2019年7-12月举办的一般国际会议。
二、提高国际会议实效
举办国际会议要目的明确、主题鲜明，不得举办内容重复、空泛的国际会议。要严格控制会期、会议规模和会议规格。中外参会代表的比例应适当，不得利用举办国际会议之名行创收营利之实。经批准举办的会议，不得随意更改会议规模、举办时间、邀请人员名单等关键要素。要切实做好会议成果的收集整理工作，按时间要求通过国际会议报批平台报送会议总结和相关材料。
三、严格会议报批程序
学校举办国际会议坚持无计划不报批、无批复不举办原则。国际会议预报不等于报批，预报和报批是两个不同的程序。纳入教育部备案的一般国际会议，举办单位应在会议举办前4个月，履行校内相关审批程序，在会议举办至少3个月前（不可逾期。即使逾期一天，国际会议报批平台将不能正常进行会议申报），通过国际会议报批平台填写申报材料，并向国际合作与交流处提交会议申报纸质材料，由国际合作与交流处报教育部审批。会议申报纸质材料须同时提交党委宣传部、保卫处、社科处、科技处等部门，由相关部门根据会议类别、内容等审批、备案或者报上级主管部门批准。
四、加强重大国际会议管理
重大国际会议的预报，每年一次，逾期不再补报。已作为一般会议批准的国际会议，不得随意升格，不得随意邀请党和国家领导人、外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑或重要阁僚出席会议。国际会议报批平台有重大国际会议的定义。纳入教育部备案的重大国际会议，举办单位应在会议举办前6个月，严格按照教育部关于重大国际会议审批管理规定进行报批。
五、联系方式
国际合作与交流处专家科，联系人：费元兵，电话：68367281，邮件：experts@swu.edu.cn
附件：国际会议报批平台使用帮助
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